Approvate con D.P.C.M. del 13 novembre 2014 le nuove regole tecniche per i documenti informatici. La normativa disciplina la formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, dettando regole applicabili anche ai privati, oltre a definire le modalità di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Quindi si tratta di norme che interessano le aziende da un doppio punto di vista: oltre a quello dei rapporti con la Pubblica amministrazione – per ottenere autorizzazioni, nulla-osta, iscrizioni, ecc. – è la stessa attività documentale interna alle imprese che può affrancarsi dal cartaceo.
Si tratta di norme tecniche di diretta attuazione del Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005), destinate ad assumere sempre maggiore rilevanza in considerazione dell’ormai inesorabile avanzata della digitalizzazione dei procedimenti amministrativi, oltre che dell’informatica in generale.
Approvate con D.P.C.M. del 13 novembre 2014 le nuove regole tecniche per i documenti informatici. La normativa disciplina la formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, dettando regole applicabili anche ai privati, oltre a definire le modalità di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Quindi si tratta di norme che interessano le aziende da un doppio punto di vista: oltre a quello dei rapporti con la Pubblica amministrazione – per ottenere autorizzazioni, nulla-osta, iscrizioni, ecc. – è la stessa attività documentale interna alle imprese che può affrancarsi dal cartaceo.
Si tratta di norme tecniche di diretta attuazione del Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005), destinate ad assumere sempre maggiore rilevanza in considerazione dell’ormai inesorabile avanzata della digitalizzazione dei procedimenti amministrativi, oltre che dell’informatica in generale.
Da anni assistiamo in questa materia al succedersi di svariate discipline tecniche, adottate da organismi ministeriali destinati a cambiare denominazione di pari passo con la mutevolezza dei governi (l’AIPA ha ceduto il passo al CNIPA, poi rimpiazzato da DigitPA, ora nota come AgID, Agenzia per l’Italia Digitale, voluta dal d.l. n. 83/2012). Al mosaico della normativa sull’informatizzazione si sono recentemente aggiunte alcune tessere di cruciale importanza per assicurare l’effettiva realizzazione delle riforme. È in particolare l’Agenda per la semplificazione, introdotta dal d.l. n. 90/2014 e approvata lo scorso dicembre, ad aver scandito la tabella di marcia degli adempimenti e delle scadenze per portare a compimento e uniformare il processo di informatizzazione dei procedimenti amministrativi. Di tutta evidenza l’obbligo di gestire i procedimenti amministrativi secondo modalità interamente telematiche, mediante sistemi accessibili con username e password, senza più alcun riferimento alla carta.
Il D.P.C.M. descrive all’art. 3 le modalità di formazione dei documenti informatici facendo riferimento ad un ampio ventaglio di possibilità, offerte dalla casistica, che non devono necessariamente coesistere: firma digitale, validazione temporale, trasmissione a mezzo pec, memorizzazione in sistemi gestionali e versamento in sistemi di conservazione. Ad assumere particolare importanza le caratteristiche di immodificabilità, integrità e staticità, ritenute indispensabili perché il documento informatico possa dirsi formato correttamente, anche ai fini della sua trasmissione e conservazione. È interessante notare come nel passaggio dal cartaceo al digitale, la connessione tra il momento della formazione del documento e quello della conservazione/archiviazione assuma una rilevanza fondamentale, ancor più di quanto già accadeva in ambiente cartaceo.
Si può notare comunque una particolare premura, talora eccessiva, in tema di integrità e immodificabilità di dati e documenti, quando è noto che l’uso dei mezzi informatici più elementari, senza bisogno di scomodare le “Regole tecniche”, permette già da anni di raggiungere un livello di attendibilità molto più elevato di quanto assicurato da un documento cartaceo anche in originale. In ogni caso, la parte del leone la giocano i sistemi di protocollo e di gestione documentale provvisti di validazione temporale e tracciabilità delle operazioni, attraverso il ricorso ai “metadati”, il corredo informatico dei documenti di cui il decreto fornisce un elenco minino: l’identificativo univoco e persistente, il riferimento temporale, l’oggetto, il soggetto che ha formato il documento, l’eventuale destinatario, l’impronta del documento informatico.
Ulteriori disposizioni riguardano le modalità per realizzare copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici, duplicati informatici di documenti informatici, copie e estratti informatici di documenti informatici, oltre a regole per la conservazione e misure di sicurezza.
Se tutti gli enti possiedono un sistema di protocollo informatico, si contano sulle dita di una mano le realtà in cui può dirsi eliminato il flusso documentale cartaceo. Spesso infatti, solo la protocollazione è informatizzata, mentre l’acquisizione di istanze e dichiarazioni, oltre che il rilascio di atti, avviene sempre in cartaceo. L’Agenda per la semplificazione vuole invertire la rotta, e le regole tecniche forniscono le necessarie garanzie perché queste operazioni avvengano in modo uniforme e sicuro. (Michele Deodati)